“Ensayo: comparación entre el Cap 10 del PMBOK- Comunicaciones y  Cap 10 del Libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó

El interés de este trabajo es hacer una comparación  y análisis para encontrar similitudes, diferencias y  puntos medulares entre el capítulo 10 de la cuarta edición del PMBOK “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto” y el capítulo 9 “Comunicaciones” del libro titulado “Director Profesional de Proyectos” del autor Pablo Lledó.

Analizando ambos capítulos, está claro que consisten en brindar toda la información necesaria referente a las comunicaciones para que el director del proyecto obtenga los mejores resultados y desempeños laborales con el recurso humano que se relacione, incluido su equipo de trabajo, interesados directos e indirectos.

El autor Lledó al basarse en el PMBOK, para el desarrollo de su libro no discreta de los conceptos que se mencionan, sin embargo es más puntual y directo en sus ideas, dentro de las similitudes se destacan que ambos documentos cuentan con cinco procesos para la Gestión de las Comunicaciones (identificar a los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño).

Cada documento establece claramente cuáles son las entradas, herramientas - técnicas y salidas para el desarrollo de cada proceso que implica la gestión de las comunicaciones en un proyecto y su dirección.

Uno de los enfoques que ambos resaltan es la prioridad que el director del proyecto debe darle a los interesados, explicando claramente la forma de identificarlos y clasificarlos para saber establecer relaciones comunicativas asertivas y los mismos, no vayan a representar un aspecto negativo en el desarrollo del proyecto.

Dentro de las diferencias encontradas en ambos capítulos se destacan que el PMBOK menciona las dimensiones posibles de la actividad de la comunicación y las habilidades comunes que debe tener un gerente de proyectos para comunicarse, como lo es por ejemplo el escuchar de manera activa y eficaz a los otros.

Dentro del proceso de identificar a los interesados el PMBOK señala que se necesitan cuatro documentos (Acta de constitución, documentos de la adquisición, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la Organización) mientras que Lledó solo incluye dos documentos (Acta de constitución y documentos de la adquisición). Además, dentro de las herramientas y técnicas el PMBOK incluye el análisis de los interesados y juicio de expertos y Lledó solamente incluye el análisis de interesados.

En el proceso de planificar comunicaciones, el PMBOK identifica cuatro documentos (Registro de interesados, estrategia de gestión, factores ambientales  y activos de los procesos de la Organización) mientras que Lledó incluye solamente el registro de interesados y la estrategia de gestión.

En las herramientas y técnicas, el PMBOK resalta que el emisor es responsable de que la información transmitida sea clara, completa y debe asegurarse que el mensaje haya sido entendido correctamente y el receptor debe asegurarse de recibir y comprender toda la información.

En las salidas, Lledó dentro del Plan de Gestión de las Comunicaciones ofrece una matriz de comunicaciones ejemplificando como debe hacerse y lo que debe contemplar.

En el proceso de distribuir la información, el PMBOK señala que la distribución eficaz de la información incluye las siguientes técnicas (Modelos emisor – receptor, elección del medio, estilo de redacción, técnicas de gestión de reuniones, técnicas de presentación y técnicas de facilitación).

El PMBOK señala que se necesitan tres documentos (plan para la dirección del proyecto, informes de desempeño y activos de los procesos de comunicación) mientras que Lledó solo hace mención a los dos primeros.

Otra diferencia es que el autor Lledó solamente señala el plan de gestión de las comunicaciones mientras que dentro del PMBOK el plan de gestión de las comunicaciones está incluido dentro del plan para la dirección del proyecto.

En las herramientas y técnicas de este proceso, la diferencia la hace el autor Lledó que señala algunas recomendaciones como obtener objetivos claros, establecer un programa con anticipación, un horario, asignar plazos a cada entregable y publicar la minuta de la reunión para lograr tener reuniones efectivas donde la comunicación sea asertiva y todos comprendan el mensaje.

En el proceso de gestionar las expectativas de los interesados y el proceso de informar, el PMBOK hace mención respectivamente sobre seis y cinco documentos, incluyendo como documento final  los activos de los procesos de la Organización, el cual no es incluido por el autor Lledó como un documento necesario dentro de su libro.

Como resumen de ambos capítulos referentes a la Gestión de las Comunicaciones se incluye el siguiente mapa conceptual, donde se esquematizan las similitudes y diferencias:

Se concluye:

• La Gestión de las comunicaciones juega un papel importante que va determinar el éxito o fracaso del proyecto y la clave es que el director sepa comunicarse asertivamente con los interesados.
• Un director de proyectos debe considerar todas las técnicas y herramientas de comunicación que brindan ambos documentos para transmitir la información en forma clara, práctica, entendible y ordenada.
• El PMBOK plantea en una forma más extensa las buenas prácticas que debe considerar el Director del Proyecto con respecto a la Gestión de las Comunicaciones.
• El capítulo 10. Comunicaciones del libro de Pablo Lledó, funciona como una guía de estudio para prepararse y obtener una mejor comprensión de las gestiones de la comunicación que deben asumirse e implementarse en un rol de director de proyectos.

Se recomienda:

• Basarse en lo establecido en el PMBOK y utilizar el libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó como una guía para estudiar y refrescar las buenas prácticas y lineamientos del PMBOK.
• Que el director del proyecto aplique los cinco procesos mencionados en ambos documentos: Identificar a los Interesados, Planificar las Comunicaciones, Distribuir la Información, Gestionar las Expectativas de los Interesados e Informar el Desempeño para contar con una buena Gestión de las Comunicaciones.
• Que para la formulación y planificación del Plan de Comunicaciones se estudien todas las técnicas y herramientas descritas, además que la tarea se realice con el tiempo suficiente para valorar que se está siendo efectivo y que todos los interesados son parte del proceso y evitar problemas futuros como la resistencia hacia el proyecto.

Bibliografía

Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC Canadá: Pablo Lledó.

Project Management Institute, I. (2008). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.